L’importance des niveaux d’approbation dans votre organisation
15 avril 2019
Votre gestion des ressources financières ou matérielles est-elle centralisée ou décentralisée ? Nécessite-t-elle des contrôles ou des niveaux d’approbation ?
En matière de ressources financières ou matérielles, Virtuo SV possède plusieurs traitements auxquels des approbations peuvent être définies afin de répondre à vos besoins de
contrôle et de
sécurité.
Ressources financières
Avec Virtuo SV, il est possible de définir un processus d’approbation des factures pour les comptes fournisseurs comme pour les comptes clients. Une fois le processus lancé, les factures ne pourront être payées ni reportées au grand livre sans l’obtention d’une approbation finale au préalable. L’approbation des factures est basée sur :
- un poste budgétaire de dépense
- un code extra-comptable
- les deux
De plus, Virtuo SV offre des approbations
partielles. Ainsi, une facture sera approuvée seulement lorsque tous les approbateurs auront autorisé leurs lignes de distribution. Plusieurs
niveaux d’approbation peuvent être définis en fonction des paliers monétaires, ainsi que l’ordre selon lequel les ressources (approbateurs) doivent approuver les factures.
Ressources matérielles
Un tableau des factures en attente d’approbation selon les privilèges (codes d’accès) permet d’approuver ou de refuser une facture et le forage des détails des factures facilite les prises de décision.
En ce qui concerne le processus d’approvisionnement, les niveaux d’approbation sont gérés par les types de DBS (bons de réquisition) et les commandes. Puisque plusieurs utilisateurs ont accès à ces traitements (décentralisation), ce contrôle est primordial pour les gestionnaires.
Les niveaux d’approbation sont définis par type de DBS ou de commande. Il est donc possible de bien cerner et de bien répondre aux besoins de chaque service dans les moindres détails.
Cette logique d’affaires, soit la définition des niveaux et des approbateurs selon des paliers monétaires, s’applique également aux ressources matérielles.